Wie man ein Bike-Sharing System plant und umsetzt
Für viele Kommunen/Unternehmen sind der Zeitaufwand und die Kosten zum Betrieb eines Fahrradverleihs eine unbekannte Größe. Viele Sharing-Lösung-Anbieter stellen Fahrräder, Stationen und Software zur Verfügung – und locken mit einem einfachen sowie günstigen Betrieb des Systems.
Sobald die Fahrräder jedoch im Einsatz sind, sind viele Kommunen/Unternehmen auf den Betrieb des Verleih-Systems nicht ausreichend vorbereitet. Erhöhte Kosten, mangelhafte Fahrräder und unzufriedene Kunden sind die Folge.
Die Investition in Fahrräder und Stationen sind nur der erste Schritt zum Aufbau eines erfolgreichen Verleihsystems. Es ist viel Zeit und ein hoher Aufwand erforderlich, damit das System gut funktioniert. Schließlich müssen Bereiche wie Betrieb, Wartung und Kundenservice gut organisiert werden. Diese Anleitung wurde entwickelt, um Ihnen zu helfen, die wichtigsten Elemente eines erfolgreichen Verleih-Programms zu verstehen und zu planen.
Ein gut organisiertes Bike-Sharing-System ist essenziell, damit Sie Fahrräder in Ihrer Region zuverlässig und erfolgreich bereitstellen können.
Die vier Grundlagen
Planung
Zuständigkeiten
Zuständigkeiten sind ein wichtiger Aspekt, der bei der Planung des Verleih-Systems oft übersehen wird. Wer ist letztendlich dafür zuständig, dass das System täglich reibungslos funktioniert? Gibt es jemanden, der die Wartungen übernimmt und sich darum kümmert, wenn Reparaturen anfallen? Wer entscheidet, ob zusätzliche Fahrräder angeschafft werden müssen, wann Fahrräder umverteilt oder Stationen verlegt werden sollen? Wer bekommt den Anruf, wenn ein Kunde Hilfestellung benötigt? Gibt es keine klare Aufgabenverteilung, fühlt sich jeder und wiederum niemand zuständig. Diese mangelnde Aufteilung führt möglicherweise zu falschen Entscheidungen, Kontrollverlust und mangelnder Kostentransparenz.
Stationslos oder Stationsbasiert?
Stationslose Systeme bieten den Vorteil, großflächig und flexibel Fahrräder für kurze und spontane Fahrten zur Verfügung zu stellen. Für den Betreiber ist dieser Service allerdings mit einem höheren Aufwand bei der Umverteilung der Fahrräder verbunden. Dadurch laufen Kommunen Gefahr, dass bei einer Verteilung der Bikes im öffentlichen Raum großes Chaos entsteht.
Stationsbasierte Systeme sind zwar weniger flexibel. Doch im Gegenzug wirkt das Stadtbild durch dieses System aufgeräumter. Ein Vorteil dieses Systems besteht weiterhin darin, dass Fahrräder gesichert sind und der Betrieb wirtschaftlich nachhaltig funktioniert. Der Aufwand für die Umverteilung hält sich in Grenzen. Ein Schutz vor Vandalismus ist gewährleistet. Aus Sicherheitsgründen ist dieses System die bessere Alternative.
Software (APP/Flottenmanagement) mieten oder kaufen?
Kauflizenz: Durch die Zahlung einer einmaligen Lizenzgebühr erhält der Käufer in der Regel ein zeitlich unbegrenztes Nutzungsrecht an der Software. Bei dieser Option hat der Anbieter zumeist die Möglichkeit, einen zusätzlichen Wartungsvertrag abzuschließen. Auf diese Weise erhält der Anbieter technischen Support bei Problemen sowie aktuelle Updates.
Mietlizenz: Gezahlt wird eine Mietgebühr für einen bestimmten Nutzungszeitraum. Dieser Zeitraum variiert zwischen einem Monat und mehreren Jahren. Die Lizenzvergabe gleicht einer Art Abonnement. Das Eigentumsrecht verbleibt beim Lizenzgeber. Bei einer Mietlizenz ist der Support häufig inkludiert. Zudem wird die Software regelmäßig aktualisiert.
Kosten
Es ist wichtig, die laufenden Ausgaben eines Verleih-Systems zu berücksichtigen. Analysen zeigen, dass die Kosten für den Betrieb, Kundendienst und die Wartung rund 60 % der Gesamtkosten ausmachen.
Wenn Sie das Verleih-System selber betreiben oder einen Dienstleister für die Verwaltung einsetzen, sollten Sie für jeden investierten Euro etwa 1,50 Euro Budget für den laufenden Betrieb einkalkulieren.
Einige überwiegend durch Fördermittel finanzierte Systeme existieren heute nicht mehr, weil die erforderlichen Betriebskosten nicht gut genug kalkuliert wurden. Fördermittel decken oft nur die Kosten für die Investitionen ab, jedoch nicht die Aufwendungen für den Betrieb.
Werden Investitions- sowie Betriebskosten im Vorfeld nicht genau kalkuliert, ist das Risiko hoch, dass kein Gewinn erwirtschaftet wird.
Tipp
Gehen Sie die Verteilung der Aufgaben innerhalb eines Betriebs energisch und strukturiert an. Entscheiden Sie von vornherein, wer nicht nur bei der Einführung des Systems verantwortlich ist, sondern auch langfristig bestimmte Aufgaben übernimmt.
Machen Sie sich anhand der Einsatzgebiete und Verwendungszwecke darüber Gedanken, wie die Fahrräder (stationslos oder stationsbasiert) zur Verfügung gestellt werden sollen. Eine Lösung wäre, mit einem stationslosen System zu starten und anhand der Nutzungsauswertungen Stationen dort einzurichten, wo die Mehrzahl der Fahrräder gebraucht wird.
Eine Software Mietlizenz kann zunächst vor allem zu Beginn interessant sein. Etabliert sich das System langfristig und dauerhaft, ist eine Kauflizenz gewiss eine interessante Option.
Planen Sie ein angemessenes Budget ein. Setzen Sie auf eine einfache, zuverlässige Lösung mit einem durchdachten Managementplan.
Betrieb
Umverteilung
Der normale Ablauf von Verleih-Systemen sieht vor, dass die Fahrräder von Station zu Station bewegt werden. Das System gleicht sich jedoch nicht immer von selbst aus. Daraus ergibt sich, dass an manchen Stationen keine Fahrräder zur Verfügung stehen, während es an anderen Stationen für ankommende Fahrer keine Parkplätze mehr gibt.
Damit sich die Kunden auf das System verlassen können, sind Fahrräder an den Orten erforderlich, an denen sie häufig genutzt werden. Zudem sollten mehrere Stationsplätze zur Wahl stehen, an denen die Gefährte abgegeben werden können.
Der Ausgleichsbedarf zwischen Fahrrädern und Stationen hängt ab von:
- der Anzahl der Fahrräder
- der Anzahl der Stationen
- der Anzahl von Nutzern
Beim Ausgleich über größere Distanzen sind Fahrradanhänger oder Transporter erforderlich.
Analyse und Optimierung
Ein erfolgreicher Geschäftsbetrieb geht über die üblichen Abläufe hinaus. Tragfähige Konzepte legen Zielvorgaben für Auslastungszahlen fest. Regelmäßige Überprüfungen der Systemnutzung helfen Ihnen bei der Optimierung. Zugleich geben die Kontrollen darüber Aufschluss, ob und wohin Stationen verlegt werden sollten, um eine höhere Auslastung zu erzielen.
- Analyse der Nutzernachfrage und der Bewegungsmuster zur Anpassung des Serviceangebots an die Kundenbedürfnisse
- verbessert die Effizienz der Umverteilung von Fahrrädern, z. B. durch Informationen über Stoßzeiten oder bevorzugte Orte
- Verwendung der gesammelten Mobilitätsdaten zur Einschätzung von Infrastrukturinvestitionen wie Fahrradwegen
Lagerung / Überwinterung
Aufgrund von Witterungsbedingungen oder aus anderen Gründen kann es notwendig sein, Fahrräder einzulagern. Wenn dies voraussichtlich notwendig sein wird, sollten Sie einen Plan und einen Lagerort festlegen, um eine unkomplizierte und sichere Aufbewahrung Ihre Fahrradflotte zu gewährleisten.
Tipp
Ihr System sollte ausreichend Stationen bieten, um die Attraktivität der Fahrradausleihe auf ein Maximum zu steigern. Diese Maßnahme ist ebenfalls hilfreich, um den Bedarf an Umverteilung zu reduzieren. Überwachen Sie das System ständig und passen Sie es bei Bedarf an. Somit stellen Sie sicher, dass Kunden die Fahrräder dort abholen können, wo sie auch benötigt werden. Ebenso wichtig ist, dass Stationsplätze frei sind, an denen die Fahrten beendet werden.
Analysieren Sie Ihre Statistiken und reagieren Sie auf deren Ergebnisse. Nutzen Sie die Analysen Ihres Bike-Share-Anbieters, um Ihre Systeme zu optimieren und die Anzahl der Nutzer zu steigern.
Sorgen Sie für eine geeignete Unterbringung der Fahrräder im Winter, in der Nebensaison oder aus anderweitigen Gründen.
Instandhaltung
Häufigkeit der Wartung
Aufgrund der erhöhten Nutzung der Fahrräder müssen diese regelmäßig gewartet werden. Eine Kooperation mit Mechanikern ist deshalb unerlässlich, damit die Fahrräder regelmäßig auf ihre Funktionsweise überprüft werden können.
Wer repariert die Fahrräder?
Fachwissen und Erfahrung sind für eine gute Fahrradreparatur dringend erforderlich. Je fachmännischer und effizienter Mechaniker Ihre Flotte reparieren, desto weniger Zeit ist pro Fahrrad erforderlich. Ein erfahrener Mechaniker ist außerdem in der Lage, abgefahrene Teile zu erkennen, bevor sie reparaturbedürftig sind. Diese aktive Instandhaltung spart dem Verleih-System Geld und Zeit. Zudem spiegelt sich eine gute Instandhaltung auch zuverlässig in der Kundenzufriedenheit wider.
Notfallreparaturen
Regelmäßige Kontrollen sind ebenso wichtig wie eine Kooperation mit einem Mechaniker, der stets auf Abruf bereit ist. Die interne Kommunikation sollte darauf abgestimmt sein, dass die Kontaktaufnahme zu Mechanikern und Mitarbeitern schnell sowie unkompliziert erfolgt.
Ersatzteile und Ersatzräder
Es ist wichtig, die Kosten und Verfügbarkeit für Ersatzteile Ihrer Flotte im Blick zu behalten. Müssen Sie alle Ersatzteile beim Systemanbieter bestellen? Wie hoch sind die Kosten auf Dauer? Sind Ersatzteile in einer Vereinbarung mit Ihrem Anbieter bereits enthalten?
Wie lang besteht Garantie für das Bike-Sharing-Fahrrad? Was ist mit der Software? Während der regelmäßigen Nutzung können auch langlebige Fahrräder beschädigt werden. Für eine gute Planung ist es zwingend erforderlich, die Kosten für einen Ersatz stets einzukalkulieren.
Tipp
Informieren Sie sich, ob Ihr Anbieter die Wartung in sein Servicepaket inkludiert. Wenn Sie die Wartung selbst übernehmen, achten Sie auf einen erfahrenen Mechaniker, der regelmäßig Wartungen durchführt.
Sie haben eine große Menge Geld und Zeit in Ihr Verleihsystem investiert.
Planen Sie deshalb versierte Mitarbeiter ein, um die wichtigsten Aufgaben wie die Instandhaltung und den Kundenservice mit erfahrenen Spezialisten zu besetzen.
Haben Sie einen Plan und das notwendige Budget für Ersatzteile und Ersatzfahrräder? Wissen Sie jederzeit, woher Sie Ihre Ersatzteile beziehen und welche Leistungen die Garantien für Fahrräder, Stationen und Software abdecken?
Kundenservice
Hilfestellungen
Ungeübte Benutzer stellt die Suche nach einer Miet-Station oder eines Fahrrades, das Entsperren des Schlosses und das Beenden einer Fahrt vor große Herausforderungen. Oftmals sind Hinweise und Erklärungen innerhalb der APP bzw. eine intuitive APP-Benutzerführung bereits eine wichtige Hilfestellung.
Am Fahrrad befindliche Hinweise oder an der Station geben ebenfalls Antworten auf offene Fragen. Dennoch sollte zusätzlich ein persönlicher Kundensupport zur Verfügung stehen. Somit geben Sie dem Kunden ein gutes Gefühl, sich für den richtigen Verleih-Service entschieden zu haben. Zusätzlich fördert dieser Service die Kundenzufriedenheit.
Kontrolle unsachgemäßen Handelns
Wenn Sie Schäden und Verlusten vorbeugen möchten, müssen Sie auf ein gut funktionierendes System zurückgreifen. Dieses System sollte darauf ausgelegt sein, vermisste Fahrräder aufzufinden oder Nutzer zu erkennen, die missbräuchlich mit den Fahrrädern umgehen.
Ihre Kundensupport-Mitarbeiter sollten die notwendigen technischen Mittel erhalten, um Kunden bei Problemen zu helfen und Kunden im Blick zu haben, die diese verursachen.
Tipp
Richten Sie einen zuverlässigen Kundenservice ein. Wenn Sie Ihr eigenes Bike-Sharing-System betreiben oder Ihr Anbieter keinen entsprechenden Kundensupport bereitstellt, sollten Sie einen Experten beauftragen, der für die Betreuung der Kunden zuständig ist.
Ihr Kundenservice ist der „Draht“ zum Kunden. Der Kundendienst ist der richtige Ansprechpartner, um Feedback zum System, zur Funktion sowie zur allgemeinen Kundenzufriedenheit zu erhalten. Diese Mitarbeiter sind die verantwortlichen Personen, die den Mechanikern mitteilen, falls Reparaturen erforderlich sind oder Ausgleichsbedarf besteht.
Mitarbeiter des Kundenservice behalten zudem den Überblick bei Ausleihen und Rückgaben. Weiterhin können Kundenberater einen drohenden Missbrauch frühzeitig erkennen. Bei Vandalismus oder Diebstahl agieren die Mitarbeiter oftmals als Ansprechpartner für polizeiliche Ermittlungen oder weitere Behörden.
Fazit
Ein gut ausgearbeitetes Konzept für den Betrieb Ihres Bike-Sharing-Systems sorgt nicht nur für eine optimale Auslastung. Ein durchdachter Plan ist außerdem eine wichtige Grundlage für eine gute Kalkulation und Kostenkontrolle. Durch die sorgfältige Planung und Kalkulation der Kosten, Mitarbeiter und Aufgabenbereiche können Sie sicherstellen, dass Ihr System funktioniert und sich erfolgreich entwickeln wird.
Erfolgreiche Bike-Sharing-Systeme wachsen selbständig. Durch die Bereitstellung eines gleichbleibenden guten Services lernen die Nutzer das Bike-Sharing-System als zuverlässiges Transportmittel zu schätzen.
Je mehr Nutzer das Bike-Sharing-System in Anspruch nehmen und je mehr sich die Gemeinschaft an den Einsatz von Sharing-Bikes gewöhnt, umso besser wird die Mobilitätswende gelingen. Wir bei MietOn sind der Ansicht, dass diese Entwicklung ein Schritt in die richtige Richtung ist.
Erfolgsfaktoren sind:
A. Dichtes Netz
Ein dichtes und umfassendes Angebot an Fahrrädern und flächendeckendes Ausleihnetz sorgt für hohe Zugänglichkeit
B. Multimodale Integration
Die Integration von Verkehrsinfrastrukturen, Informationsangeboten und Bezahlsystemen mit anderen Mobilitätsdiensten ermöglicht ein bequemes Umsteigen
C. Einfache Handhabung
Anwenderfreundliche & App-basierte Mietprozesse sowie zuverlässige Komponenten erhöhen die Benutzerfreundlichkeit und senken die Einstiegshürden für neue Nutzer
D. Intelligente Datenanalyse
Der Einsatz von datenbasierten Anwendungen optimiert die Tarifgestaltung und den Betriebsablauf und schafft gleichzeitig zusätzliche Einnahmen
E. Hochwertige Fahrräder
Benutzerfreundliche, robuste und witterungsfeste Fahrräder sorgen für hohen Fahrkomfort und reduzieren die Wartungskosten
F. Unterstützung durch die lokalen Behörden
Eine Unterstützung durch lokale Behörden – beispielsweise in Bezug auf Fahrradwege, die Zugänglichkeit von öffentlichen Räumen und eine Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel – unterstützt den Erfolg des Projekts.
Gern unterstützen wir Sie mit unserem Know-how beim Aufbau Ihres Bike-Sharing Systems.
Quellen:
http://www.vpl.tu-dortmund.de/cms/Medienpool/PDF_Dokomunte/Publikationen/Schimohr-Scheiner-Spatial-and-temporal-analysis-of-bike-sharing-use_author-version.pdf
https://www.rolandberger.com/publications/publication_pdf/roland_berger_study_bike_sharing_5_0.pdf